Att svara på en upphandling

Forskningsanläggningar runt om i Europa gör stora inköp av utrustning och tjänster och det kan vara mycket attraktivt att lägga anbud. Kraven är höga och det är en merit att ha levererat till dessa mycket kompetenta organisationer.

Reglerna för upphandlingar skiljer sig åt mellan anläggningar. Vissa använder sina länders regler för offentlig upphandling, medan andra, exempelvis CERN, har egna upphandlingsregler. ESS tillämpar regler som gäller för den organisationsform, Eric, som instiftats för forskningsanläggningar inom EU. Max IV, som också finns i Lund är en anläggning som ägs av Lunds Universitet som använder universitetets ramavtal och gör egna upphandlingar som lyder under svenska LOU.

Under Aktuella upphandlingar hittar du aktuella upphandlingar från de 13 Big Science-anläggningar som Sverige är med och investerar i. Under Big Science-anläggningar har vi samlat specifika upphandlingsregler under respektive anläggning.

    Några konkreta tips vid upphandling

    1. Läs igenom noga

    Läs igenom upphandlingens alla dokument så att du får en bild av vad som efterfrågas och vilka villkor som gäller. Lägg märke till om det handlar om en ”Request for Information”, ”Market Survey”, ”Invitation to Tender” eller ”Request for Quotation” eller om det handlar om någon annan typ av dokument. Olika anläggningar använder olika benämningar.

    2. Specifika upphandlings-regler

    Läs noga upphandlingsreglerna för den aktuella anläggningen så att du får en bild av processen. Till vissa anläggningars upphandlingar kan vilket företag som helst lämna in anbud, medan vissa anläggningar använder sig av förkvalificering. Alla anläggningars upphandlingsregler kommer att kunna nås via listan till höger.

    3. Identifiera frågor tidigt

    Identifiera på ett tidigt stadium alla frågor du behöver ställa till anläggningens personal och ta kontakt och ställ dina frågor. Under pågående upphandling är de flesta anläggningar tvungna att göra svaren på alla frågor tillgängliga för anbudsgivare, vilket gör att alla andra som lägger anbud också får tillgång till svaren.

    4. Kolla urvalsregler

    Vid prissättning, tänk på urvalsregler för anbud. Om upphandlingsreglerna säger att anläggningen ska välja lägsta bud, så bör du lägga priset så lågt som möjligt. Om reglerna säger bästa värde för pengarna där värde bedöms utifrån kvalitet, så kan ett företag med ett högt värderat erbjudande ta betalt för denna högre kvalitet. I fall då anbudsgivningen är en förkvalificering till en förhandling gäller det att lägga priset på en nivå så att man har goda möjligheter att komma med till förhandlingen, och samtidigt ha kvar marginal att förhandla om.