Planering för Big Science Sweden-event

Vill du vara med och bidra till att vi uppnår vår vision (Att Sverige är en drivkraft inom Big Science) lite snabbare? Denna checklista är ett enkelt och effektivt sätt att säkerställa proffsiga och attraktiva event.

8.png

8 veckor

  • Utse en projektledare som ansvarar för eventet och denna checklista

  • Formulera syftet och definiera målgrupp

  • Utveckla innehåll och program, talare (kom ihåg att planera in pauser och tillfälle att nätverka)

  • Förbered inbjudan: text, bilder på talare, adress, karta, loggor.

  • Kontakta Cajsa för inbjudan och anmälan. (två månader är en lagom tid för att deltagare ska få plats med eventet i sin kalender).

  • Boka lokal och mat

  • Marknadsför eventet, ta fram en lista på personer att bjuda in (konsultera Cajsa som lägger upp på hemsida, nyhetsbrev, linkedin, skickar inbjudan nummer 1)

7.png

7 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk. Ring och bjud in.

  • Ta eventuellt fram en poster – sätt upp på lämpliga ställen. Konsultera Cajsa.

  • Lägg upp marknadsaktiviteten i Lime.

6.png

6 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk.

  • Utskick inbjudan nummer 2 (Cajsa)

5.png

5 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk.

  • Hemsida – uppdatera info om eventet vid behov

  • Poster – sätt upp på lämpliga ställen.

4.png

4 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk.

  • Ring eventuellt runt till inbjudna om det är trögt med anmälningar.

  • Utskick av inbjudan nummer 3 (Cajsa)

3.png

3 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk.

  • Hemsida – uppdatera info om eventet vid behov

2.png

2 veckor

  • Marknadsföring: uppmana medarbetare och andra intressenter att dela i sina nätverk.

1.png

1 vecka

  • Skicka ett välkomstmail med adress och tydlig vägbeskrivning till deltagare.

  • Förbered en powerpoint-presentation med talarnas namn, mall 

  • Gör ett körschema med detaljplanering 

  • Skriv ut namnskyltar, deltagarlista, program mall

  • Ta reda på om det behövs extra skyltning/visning till lokalen, mall

  • Gör en utvärdering och kopiera upp rätt antal (vid behov)

Star.png

Dagen för eventet

  1. Checka av lokal, mat, möblering

  2. Sätt upp roll ups i anslutning till talarna

  3. Lägg fram deltagarlista och program 

  4. Lägg fram The Swedish Guide samt trycksaker, gula knappar

  5. Testa dator med power point.

  6. Fotografera och dokumentera eventet.

  7. Avsluta med att dela ut utvärdering och samla in dessa.

ringar.png

Dagen efter

  • Lägg bilder på dropbox och skicka länk samt bildtexter till Cajsa som gör en nyhet och publicerar på hemsida och sociala medier.

  • Lägg in deltagare i Lime

  • Ladda upp material

  • Maila tack för deltagande alternativt utvärdering och eventuellt länk till ppt.