Nagra-rad.jpg

Att tänka på för dig som ska svara på en upphandling

Att svara på ett anbud

Forskningsanläggningar är offentliga verksamheter och lyder under lagar för offentlig upphandling. Grundregeln för anbud är att svara mycket noggrant på allt som det frågas efter i upphandlingsunderlaget. Den som vid anläggningarna utvärderar anbud får inte lov att ta hänsyn till någon annan information än den som uttryckligen finns med i de dokument som företagen lämnat in. Utelämnad information på obligatoriska punkter kan innebära att anbudet diskvalificeras, oberoende av hur konkurrenskraftigt det är på andra punkter. Speciellt viktigt är det att noggrant beskriva det egna företagets kompetens och styrkor som leverantör och den föreslagna lösningens förtjänster jämfört med konkurrerande alternativ.

Det är viktigt att verkligen förstå innebörden i de frågor som ställs och att inte svara på det sätt man antar är korrekt. Det är tillåtet att ställa frågor om anbudet och svar lämnas via anläggningens upphandlingsportal blir tillgängliga för alla anbudsgivare, för att säkerställa öppenhet och att ingen favoriseras.

Många anläggningar anger, med hjälp av en procentsats, vilken vikt som fästs vid varje del av anbudet. Det företag vars anbud som bäst svarar upp mot upphandlingens kriterier och som erbjuder leverans till lägst pris väljs ur att leverera. Noggrannhet krävs vid sammanställning av alla texter och dokument till anbudet. När priset beräknas bör lägsta möjliga pris anges, eftersom anläggningarna inte hör av sig för att förhandla med leverantörer.

Det är sällsynt att företag lyckas vinna den första upphandling som de deltar i. Som regel krävs ett par försök. Vid större upphandlingar är det en god idé att följa upp en eventuell förlust med ett möte med de inköpare som utvärderade anbuden och att då även begära att få läsa det vinnande anbudet. Här kan mycket värdefull kunskap hämtas till kommande upphandlingar.

Olika kompetenser som efterfrågas

Big Science-anläggningar handlar upp en lång rad olika tekniska delsystem, komponenter och konstruktions- och tillverkningstjänster. En stor del av det som handlas upp är specialtillverkat för anläggningen ifråga och i många fall konstruerar ingenjörer vid anläggningarna själva delsystem med egenskaper som saknas på marknaden och som de sedan lägger ut för tillverkning till företag med hög kompetens inom respektive tillverkningsområde. Det är till stor del dessa upphandlingar som företag med ingen eller liten erfarenhet av forskningsmarknaden kan lägga anbud på.

Behoven varierar från avancerad mekanisk tillverkning och bearbetning i olika material med speciella egenskaper, såsom högren koppar och niobium, till behov inom el, kryoteknik, RF och andra områden där anläggningar själva har tagit fram lösningar och konstruerat utrustning. Det som krävs är i dessa fall att genomföra avancerad tillverkning med låga toleranser efter ritningar som tillhandahålls av anläggningen. I vissa sammanhang används också plast och kompositmaterial och då krävs leverantörer med kompetens inom dessa områden. Om du arbetar på ett företag med hög och unik kompetens inom tillverkning, material eller konstruktion är du välkommen att kontakta ditt närmaste Big Science Sweden-kontor för att få mer information om forskningsanläggningarnas behov inom just ditt område.

Ingenjörerna vid anläggningar har stort intresse av att komma i kontakt med företag som kan erbjuda kreativa lösningar på tekniska problem som ingenjörerna brottas med. Här finns stort utrymme för nytänkande.

I en anläggning ingår också ett stort antal komponenter som är mer eller mindre standard, hämtade från ”hyllan” och som i många fall anpassas för en viss anläggnings specifika behov. Här handlar det om exempelvis magneter, RF-komponenter, modulatorer, klystroner, system för att säkra hög elkvalitet och en rad andra typer av system och komponenter. De företag som erbjuder dessa typer av utrustning har som regel arbetat inom sina respektive branscher under decennier och är etablerade. Det finns ett stort antal företag i Sverige med lång erfarenhet som leverantörer till kunder i andra branscher, men som ännu inte fått upp ögonen för potentialen i att bli leverantörer till forskningsanläggningar.

Om du tror att de produkter du arbetar med kan vara aktuella att använda i forskningsanläggningar hör du av dig till oss.

Regelverken ser olika ut

Varje anläggning har sina egna regler som bygger på regelverk i respektive land där de är lokaliserade och dessa regler har ibland blivit anpassade för att fungera för verksamheter där ett antal olika länder är finansiärer. Regelverken ser därför olika ut för olika anläggningar.

Vissa anläggningar skickar via e-post sina upphandlingar till företag som abonnerar. Länkar finns i så fall på anläggningens hemsida. Andra anläggningar anslår sina upphandlingar på sin hemsida och företag måste regelbundet gå in där för att undersöka om det finns någon upphandling som är lämplig för dem att lägga anbud på.

Upphandlingar är oftast kopplade till något större projekt vid en anläggning, exempelvis en expansion eller en nybyggnation av någon del av en anläggning. Genom att ta reda på vilka anläggningar som för tillfället driver större projekt kan företag välja ut de som för tillfället är värda att bevaka närmare. Genom att ringa upp och intervjua medarbetare vid sådana anläggningar är det möjligt att inleda en dialog och på ett tidigt stadium få en bild av vad som kommer att handlas upp och vilka krav som kommer att ställas.

Big Science Sweden organiserar regelbundet studieresor till anläggningar för att skapa möjligheter för företag att knyta kontakter. Genom en dialog är det möjligt att förbereda sig på ett tidigt stadium och även ta kontakter med de som är ansvariga för den kommande upphandlingens olika delar. Denna typ av dialog är inte tillåten i ett senare skede när upphandlingen väl har annonserats.